Зачем руководителю нужен личный помощник

Want create site? Find Free WordPress Themes and plugins.

Каждый предприниматель, погружаясь в рабочую рутину, хоть раз завидовал Миранде Пристли из “Дьявол носит Prada” из-за ее помощницы Андреа. И экземпляр неизданной книги выпросит у автора, и билет в непогоду закажет, и документы отвезет, и собаку выгуляет. Это кажется чем-то фантастическим, но правильно оценив ценность, функционал и требования к личному помощнику, можно найти правую руку, которая не только умеет кофе делать, а которой можно доверить бизнес на время отпуска. Сегодня поговорим о личных помощниках: почему они необходимы, какие функции можно на них делегировать и как не ошибиться с выбором кандидата.

Почему мы неправильно понимаем термин “помощник”

Liftmarketing регулярно работает с очень многими компаниями – и мы заметили у большинства из них общую ошибку. Задавая собственнику бизнеса вопрос: “Чем должен заниматься помощник?”, мы зачастую слышим перечень функций секретаря: “чай/кофе/распечатать/сходить на почту”. Если ваш помощник занимается только этим, то у вас нет помощника.

Хороший помощник руководителя – это незаменимый человек, выполняющий широкий спектр функций, от секретаря до заместителя руководителя, доверенное лицо и иногда – второй человек в компании.

Правильный помощник поможет вам более эффективно и качественно управлять бизнесом. Это человек, который заберет часть функций собственника – и освободит его время для стратегических задач на перспективу. О правильных функциях предпринимателя мы уже писали.

Любому владельцу бизнеса нужен помощник. Идеальный вариант – нанимать ассистента нужно уже на этапе стартапа.

Помощники экономически целесообразны.

В среднем зарплата помощника в Украине колеблется в отрезке между 8 000 и 14 000 гривен. И многим покажется что это довольно дорого.

Но давайте посчитаем стоимость одного вашего рабочего часа. Для этого разделите общее количество денег, заработанных вами в предыдущем месяце, на 160. 160 – это количество рабочих часов за месяц в компании с 8-часовым рабочих днем.1
Еще более интересная статистика: от 20% до 50% времени ежедневно собственник тратит на задачи, которые по факту не входят в его обязанности (проверить качество выполнения задач, поссориться с подрядчиками, заказать выезд программиста в офис и так далее). Наверняка каждому владельцу бизнеса знакома ситуация: “Какая-то проблема. Решу сам, чтобы не отвлекать команду от работы”.К примеру, у собственника, зарабатывающего 2000 долларов в месяц, один час стоит 12,5 доллара.

А теперь посчитайте. При условии, что собственник из нашего примера выполняет ненужные функции 50% рабочего времени (4 из 8 часов), то при цене рабочего часа в 12,5 долларов сумма его потери составляет 50 долларов. За месяц сумма потери составляет 1000 долларов. А это в 2-3 раза больше, чем зарплата помощника.

Каждый час времени, который вы тратите на непрофильные задачи – это час времени, который вы украли у вашего бизнеса.

К слову: разгрузить себя еще больше вы можете, делегировав часть функций на подрядчиков.

Чем должен заниматься помощник

2

ФУНКЦИЯ 1. Тайм-менеджмент руководителя

а) Планирование графика

Помощник помогает собственнику эффективно планировать его день. Предприниматель не должен постоянно открывать календарь и искать окно для встречи. Он оговаривает с ассистентом общее видение (например, встречи по работе не позже 7 вечера или не более 3 консультаций в неделю), а далее встречи планирует уже ассистент и извещает об этом собственника.

б) Напоминание + обеспечение процесса

Если планируется совещание коллектива, именно ассистент заранее уведомляет о ней сотрудников и контролирует, чтобы все пришли вовремя. Продуктивность встреч также увеличивается в разы.

ФУНКЦИЯ 2. Организация и обеспечение рабочих мероприятий

а) Подготовка встреч (протоколы, технические моменты)

Если планируется встреча с партнерами или клиентами, ассистент готовит эту встречу, ведет протокол, организовывает все технические моменты, проверяет оборудование. Протоколы очень важны после каждого собрания, иначе встречи рискуют перейти в формат “поговорили и забыли”. Если есть протокол, помощник фиксирует все решения на бумаге, а затем переводит их в формат задач в программах вроде “Битрикс”. Ассистент следит за тем, чтобы результаты обсуждения дальше имели ход.

б) Организация и контроль командировок

Помощник должен найти вам место проживания в командировке, выбрать транспорт, купить билеты. При этом его решения должны основываться на предпочтениях собственника: например, вы больше любите утренние или вечерние рейсы, какие гостиницы предпочитаете.

ФУНКЦИЯ 3. Поддержание деловых контактов

а) Телефон

Чем больше растет бизнес, тем востребованнее становится его собственник. Некоторые предприниматели и вовсе отдают свой телефон помощникам, чтобы те вместо них отвечали на телефонные звонки.

б) Почта

Если у вас большая переписка по почте с помощниками, подрядчиками, клиентами и так далее, вы, как и в случае с телефоном, можете делегировать проверку почтового ящика ассистенту. Он изучит письма – и передаст вам всю нужную информацию. Чем дольше помощник вместе с вами, тем лучше он знает ваши привычки и формат мышления. Поэтому со временем ассистент сможет вместо вас отвечать на письма.

ФУНКЦИЯ 4. Офис-менеджер

Если ваша компания небольшая и отдельной функции офис-менеджера нет, передайте ее помощнику. Но ни в коем случае не занимайтесь закупкой бумаги и ксероксом сами. Это золотое время, потраченное впустую. Офис-менеджер следит за тем, чтобы в офисе все работало и были закуплены все нужные материалы для работы (начиная канцелярией и заканчивая моющими средствами).

ФУНКЦИЯ 5. Заместитель руководителя

Когда вас нет на месте, помощник должен брать на себя функцию контроля за выполнением задач. Пример из жизни Liftmarketing: если мы с Владом уезжаем, а по приезду один из сотрудников должен предоставить нам отчет, ассистент по несколько раз за день подходит к этому сотруднику, интересуется процентом готовности отчета и напоминает о встрече. Как результат, мы всегда знаем, что вернемся – и нужный отчет будет готов.

В функцию “заместитель руководителя” также входит умение найти нужную информацию (зачастую в Google), поддержание стандартов компании и, иногда, принятие решения за руководителя. Поддержание стандартов – это когда ассистент, заметив что чья-та задача не выполнена, первым включается, выясняет проблему и исправляет ситуацию. Владелец бизнеса включается только в крайних случаях.

Помните: личный помощник увеличит вашу эффективность напрямую, а затем – эффективность вашего бизнеса. Прибыль увеличится, а вы сохраните время для более важных задач.

Где взять сотрудника

1) Взять готового с рынка

У Liftmarketing есть партнеры – Бизнес Академия 4SMART. Внутри нее есть Академия Превосходных Помощников Smart Assistant. Ребята ищут на рынке способных кандидатов, обучают их всему необходимому в работе помощника и отдают руководителям. Чтобы не тратить время рекрутеров и свое, можете обратиться в Бизнес Академию 4SMART. Для тех, кто пришел по нашей рекомендации, даже действует дополнительная скидка.

2) Нанять самостоятельно. Если вы планируете искать помощника самостоятельно, ваш путь будет состоять из 6 этапов:

  • описание вакансии;
  • размещение вакансии;
  • первичный отбор (смотрите на наличие опыта работы помощником);
  • собеседование;
  • обучение (готовьтесь, что сотрудник не сразу изучит ваши привычки);
  • работа + обучение (мастерство ассистента шлифуется всегда).

Что нужно сделать до собеседования

Прежде, чем искать помощника, выпишите все свои задачи, которые делегируете на него. Они станут основой будущей должностной инструкции:

  • Все рутинные дела, которые вы делаете;
  • Все мелкие платежи, которые вы делаете;
  • Все офисные задачи, которые вы делаете;
  • Все “контролирующие дела”, которые вы делаете.

Эффективность вашего помощника будет напрямую зависеть от усилий, который вы в него вкладываете. Немного секретов подбора лучших сотрудников ищите в тематической статье.

Обязательные качества для помощника

Существует набор личностных качеств, без которых не может обойтись ни один ассистент. Если хоть одного из них у кандидата нет – ищите дальше.

3

3 варианта тестового задания для кандидата на должность помощника

ЗАДАНИЕ 1. Составление плана поездки и его защита

Придумайте событие: например, командировка в Одессу. Попросите кандидата составить план вашей поездки и защитить его. Идеально, если кандидат задаст уточняющие вопросы о ваших предпочтениях. В любом случае, он должен аргументировать свой выбор по каждому из пунктов: транспорт, время суток, место проживания на время командировки и так далее.

ЗАДАНИЕ 2. Отчет о встрече (протокол)

Попросите кандидата описать протокол воображаемой встречи на любую тему. Вы узнаете, что он понимает в протоколах и умеет ли логично структурировать мысли, выделять более и менее важные задачи.

ЗАДАНИЕ 3. Текст от руки

Идеально, если хотя бы одно из заданий потенциальный помощник выполнит от руки. Так вы сможете оценить его аккуратность.

Вот и все советы, помните: качество работы вашего помощника зависит не от самого помощника, а от вас. Выполняйте наши советы – и вы будете не только мечтать об идеальном помощнике, но и работать с ним.

Было полезно? Поделитесь в соц.сетях, чтобы сохранить
Did you find apk for android? You can find new Free Android Games and apps.
Было полезно? Поделитесь в соц.сетях, чтобы сохранить